{"id":392,"date":"2007-12-12T17:21:51","date_gmt":"2007-12-12T16:21:51","guid":{"rendered":"https:\/\/www.iteanu.law\/?p=392"},"modified":"2016-09-19T11:30:19","modified_gmt":"2016-09-19T09:30:19","slug":"dematerialisation-oui-mais-le-probleme-cest-la-rematerialisation","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.iteanu.law\/en\/dematerialisation-oui-mais-le-probleme-cest-la-rematerialisation\/","title":{"rendered":"D\u00e9mat\u00e9rialisation ? Oui mais le probl\u00e8me c’est la \u00ab remat\u00e9rialisation \u00bb"},"content":{"rendered":"

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Puis je d\u00e9mat\u00e9rialiser tous mes documents papiers\u00a0? En d\u2019autres termes, puis je les scanner et les d\u00e9truire\u00a0? C\u2019est la question que se posent aujourd\u2019hui bon nombre d\u2019entreprises et m\u00eame de particuliers. Il faut dire qu\u2019aujourd\u2019hui la technique est mature. Elle autorise la d\u00e9mat\u00e9rialisation facile, de grande ampleur et \u00e0 petits co\u00fbts. Il est \u00e9galement vrai que les avantages de la d\u00e9mat\u00e9rialisation sont multiples.<\/p>\n<\/div>\n

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En premier lieu, la d\u00e9mat\u00e9rialisation fait \u00e9conomiser de la place et donc des co\u00fbts. Les supports num\u00e9riques accueillent aujourd\u2019hui une quantit\u00e9 de documents que des salles enti\u00e8res ne pourraient contenir. Pour les entreprises, le co\u00fbt de stockage du papier est un poste de d\u00e9pense important. La d\u00e9mat\u00e9rialisation pr\u00e9sente l\u2019autre avantage de faciliter l\u2019acc\u00e8s \u00e0 ses donn\u00e9es archiv\u00e9es. Toute information est \u00e0 port\u00e9e de clavier selon des m\u00e9thodes de classement de plus en plus sophistiqu\u00e9s et graphiques, l\u00e0 o\u00f9 le papier exigeait des d\u00e9lais longs pour retrouver l\u2019information. D\u00e9mat\u00e9rialiser, c\u2019est aussi faciliter la circulation de l\u2019information\u00a0: toute la soci\u00e9t\u00e9 \u00e9tant aujourd\u2019hui en r\u00e9seau, il est vrai que l\u2019information d\u00e9mat\u00e9rialiser peut emprunter les divers canaux de diffusion de l\u2019information et circuler bien plus simplement que du temps du papier. Enfin, on y pense peu mais la d\u00e9mat\u00e9rialisation am\u00e9liore aussi consid\u00e9rablement les aspects s\u00e9curit\u00e9 de l\u2019archivage. L\u2019acc\u00e8s \u00e0 l\u2019information est mieux contr\u00f4l\u00e9, trac\u00e9. Mais d\u00e9mat\u00e9rialiser ses documents est ce l\u00e9gal et surtout, si je dois produire demain en Justice ou aupr\u00e8s d\u2019une administration une information pour me justifier ou faire valoir un droit, l\u2019information d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e est elle recevable par la Justice, les administrations\u00a0? Pour m\u00e9moire, la Loi impose des temps de conservation relativement longs des divers documents qui peuplent nos vies\u00a0: c\u2019est notamment 30 ans pour tout acte civil , 10 ans pour les commer\u00e7ants , de 3 \u00e0 6 ans en moyenne pour l\u2019administration fiscale. Que se passe t\u2019il alors si le papier a \u00e9t\u00e9 d\u00e9truit et que seul une copie num\u00e9rique peut \u00eatre produite\u00a0? C\u2019est en effet peut \u00eatre ici que le b\u00e2t blesse. Officiellement, depuis une Loi du 13 Mars 2000, il n\u2019existe plus d\u2019un point de vue l\u00e9gal de diff\u00e9rence \u00e0 faire entre les supports papiers et \u00e9lectroniques. Donc oui, la d\u00e9mat\u00e9rialisation a \u00e9t\u00e9 l\u00e9galis\u00e9e. Cette r\u00e8gle d\u2019or a \u00e9t\u00e9 introduite dans l\u2019ancestral code civil fran\u00e7ais. L\u2019article 1316-1 de ce code n\u00e9 du temps de Napol\u00e9on Ier, pose ainsi le principe\u00a0: \u00ab\u00a0L\u2019\u00e9crit sous forme \u00e9lectronique est admis en preuve au m\u00eame titre que l\u2019\u00e9crit sur support papier\u2026 \u00bb. En apparence donc tout va bien mais la fin de ce m\u00eame article du code civil vient imm\u00e9diatement troubler la qui\u00e9tude du lecteur attentif car il ajoute \u00ab\u00a0\u2026 sous r\u00e9serve que puisse \u00eatre d\u00fbment identifi\u00e9e la personne dont il \u00e9mane et qu\u2019il soit \u00e9tabli et conserv\u00e9 dans des conditions de nature \u00e0 en garantir l\u2019int\u00e9grit\u00e9. \u00bb C\u2019est le juge qui va d\u00e8s lors \u00eatre amen\u00e9 \u00e0 appr\u00e9cier cette double r\u00e9serve, al r\u00e9serve relative \u00e0 la conservation \u00e9tant pour nous la plus complexe. En clair, si je produis un document d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 et qu\u2019une contestation est \u00e9lev\u00e9e par l\u2019administration, mon adversaire dans le cadre d\u2019un proc\u00e8s, sur la recevabilit\u00e9 de ce document, le juge va devoir trancher ce litige. Or, la Loi ne donne pas de consid\u00e9rations techniques ou organisationnelles qui vont guide le Juge pour qu\u2019il dise si le document d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 a \u00e9t\u00e9 \u00ab\u00a0conserv\u00e9 dans des conditions de nature \u00e0 en garantir l\u2019int\u00e9grit\u00e9 \u00bb. C\u2019est au regard de ce risque que bon nombre d\u2019entreprises, notamment les banques, ont renonc\u00e9 \u00e0 d\u00e9truire les documents contractuels originaux de leurs clients \u00e0 l\u2019occasion de la d\u00e9mat\u00e9rialisation et se contentent par exemple de d\u00e9mat\u00e9rialiser et d\u00e9truire les documents secondaires qui peuplent leurs dossiers, pi\u00e8ces d\u2019identit\u00e9, documents cadastraux dans les dossiers de pr\u00eats immobiliers, etc. \u2026 Pourtant, il existe des pistes pour r\u00e9aliser une d\u00e9mat\u00e9rialisation conforme \u00e0 la Loi et la jurisprudence viendra probablement se prononcer en pratique et en d\u00e9tail sur ce sujet dans les prochains mois. D\u00e8s \u00e0 pr\u00e9sent, on peut fixer trois grands crit\u00e8res \u00e0 respecter. Tout d\u2019abord, en entreprise, la d\u00e9mat\u00e9rialisation doit ob\u00e9ir \u00e0 un processus m\u00e9thodique et syst\u00e9matique d\u00e9crit dans un document endoss\u00e9 par la direction. Ensuite, les technologies utilis\u00e9es doivent ob\u00e9ir \u00e0 des standards reconnus et si possible ouverts. Enfin, ces technologies doivent \u00eatre mises en \u0153uvre par des acteurs eux m\u00eames reconnus sur le march\u00e9 et p\u00e9rennes. Ces trois crit\u00e8res seront obligatoirement d\u00e9battus devant un juge dans l\u2019hypoth\u00e8se o\u00f9 la r\u00e9serve pos\u00e9e \u00e0 l\u2019article 1316-1 du code civil est soulev\u00e9e. D\u00e9mat\u00e9rialiser c\u2019est bien, mais le faire dans le cadre d\u2019une d\u00e9marche r\u00e9fl\u00e9chie, c\u2019est mieux.<\/p>\n<\/div>\n

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